Обследование места проведения мероприятия заключается в сборе всей необходимой информации в соответствии с требованиями мероприятия, включая время его проведения, местоположение, количество гостей, дорожную обстановку в данном районе, прогноз погоды и т. д.
Информация, полученная в ходе обследования площадки, поможет наладить дальнейшее взаимодействие с участниками мероприятия, в том числе с компанией по аренде палаток, почетными гостями, поставщиком кейтеринговых услуг, представителями местных органов власти и другими поставщиками. Отчет по результатам обследования площадки также является очень важным документом, отражающим всю сделку.
Обследование площадки должно проводиться опытным и квалифицированным специалистом, который также должен иметь опыт монтажа палаток; как правило, этим занимается менеджер по продажам или руководитель проекта. Лицо, ответственное за обследование площадки, должно хорошо знать заказчика, требования к мероприятию и особенности монтажа палаток.
Выявление потенциальных угроз безопасности является основной целью обследования объекта, в том числе:
• Препятствия на территории и над территорией нынешнего объекта.
• Препятствия вокруг будущей площадки, такие как забор, родник, деревья, сад и т. д.
• Погодные условия: какая температура? Ветер? Дождь? Снег? Есть ли какое-либо естественное укрытие, которое сможет защитить палатку и участников мероприятия в случае сильного ветра?
• Подходит ли состояние грунта для установки палатки?
Не следует пренебрегать важностью обследования площадки только из-за того, что это хлопотное дело. Перед каждой установкой палатки необходимо проводить полное обследование площадки, чтобы организаторы мероприятия имели четкое представление обо всех потенциальных проблемах и могли внести необходимые корректировки для обеспечения наиболее оптимальной установки палатки.
